Anja Tsokkisen aloite kotiseutuarkiston perustamisesta tuli vireille vuonna 2005, mutta arkistotilojen ja henkilöstöresurssien puutteen vuoksi kaupunginhallitus teki kulttuurilautakunnan esityksestä päätöksen kotiseutuarkiston perustamisesta vasta 1.6.2009 § 319.

Suomen Kotiseutuliitto on antanut suosituksen kotiseutuarkistoista yhteistyössä Kansallisarkiston kanssa 27.10.2000. Suosituksen mukaan kotiseutuarkiston tehtävänä on tallentaa paikallinen yksityisluontoinen arkistoaines sekä paikkakunnan henkinen perinne, saada se säilymään ja saattaa käytettäväksi siten, että se palvelee sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita. Suositus asetti kunnille perustamis- ja ylläpitovastuun paikallisista kotiseutuarkistoista, joiden pitäisi olla osa kunnan kulttuuripalveluja.

Iisalmen kaupungin arkistotoimessa kotiseutuarkistosta käytetään arkistonmuodostajien luonteen vuoksi nimitystä Iisalmen kaupungin yksityisarkistot. Yksityisarkistokokoelma täydentää kaupungin arkiston virka-arkistojen asiakirja-aineistoa ja luo omalta osaltaan kuvaa kaupungin menneisyydestä ja sen eri ilmiöistä.

Yksityisarkiston arkistonmuodostajia voivat olla paikalliset yhdistysten, seurojen ja kansanliikkeiden arkistot, osuuskuntien ja liikelaitosten arkistot, perheiden, sukujen ja talojen arkistot sekä yksityishenkilöiden arkistot. Yksityisarkistojen sijoituspaikkana on kaupungin sivistyspalvelukeskuksen päätearkistotila Kauppakatu 24:ssä.

Yksityisarkistojen luovutuksista ja vastaanotosta neuvotellaan aina tapauskohtaisesti etukäteen kaupungin arkistotoimesta ja asiakirjojen vastaanotosta vastaavan henkilön kanssa.

Yksityisarkistotoimesta ja vastaanottoperiaatteista on kerrottu tarkemmin kaupunginhallituksen hyväksymässä yksityisarkistotoimen ohjeessa.